Het bestuur of het management moet maatregelen nemen zodat medewerkers in het belang van de organisatie gaan handelen. Dit is het vakgebied van planning en control. Een goede planning en control ondersteunt het management bij sturing geven aan de processen en mensen binnen de organisatie. Daarmee is het vakgebied planning en control veelomvattend. Het gaat bij planning en control onder andere om leiderschap, organisatiecultuur en risicomanagement.
Allemaal organisatieaspecten die richting geven aan het handelen van de medewerkers. Planning en Centraal element binnen de planning en control is de planning en control cyclus. De Control cyclus planning en control cyclus gaat over het op- en vaststellen van doelstellingen en het monitoren van de realisatie daarvan. De planning en control cyclus geeft de bestuurder en het management concrete handvatten om (bij)sturing te geven aan de activiteiten binnen de organisatie.. Het cyclische, terugkerend, karakter garandeert dat de prestatiemeting en -verbetering continu onder de aandacht is.
De planning en control cyclus is alleen een effectief sturingsinstrument wanneer wordt voldaan aan de volgende 10 principes.
De door de organisatie gekozen besturingsmodel is een belangrijk uitgangspunt voor de inrichting van de planning en control cyclus. Een integraal manager rapporteert over andere aspecten dan een manager die geen leidinggevende bevoegdheden heeft. Kortom de planning en control moet aansluiten bij het besturingsmodel en organisatiestructuur waarvoor de organisatie heeft gekozen.
De opzet van de planning en control cyclus moet worden vastgesteld en vastgelegd. Zodat duidelijk is wat het doel is van de planning en control cyclus, hoe de plannen en samenhangen, van wie wat verwacht wordt en hoe de planning eruit ziet van de documenten die opgeleverd moeten worden.
De effectiviteit van de planning en control cyclus wordt verder bepaald door de gebruikersvriendelijkheid ervan. Standaardiseer bijvoorbeeld de plannen en rapportages. En stel eisen aan de omvang en opmaak van de rapportages.
Koppel de capaciteit (mensen en geld) aan de doelstellingen. Alleen dan is het mogelijk om te sturen over de verschillende doelstellingen heen. Door in de planvorming of in de voortgangsrapportages kosten aan de diverse doelstellingen toe te rekenen kunnen prioriteiten gesteld worden. Indien er onverwachts een kostenbesparing moet worden doorgevoerd kan het management op basis van de planning en control cyclus prioriteiten stellen.
Ervoor dat de plannen en rapportages een beschrijvend karakter krijgen. Verwoord doelstellingen kort en krachtig via ksf’ en pi’s en rapporteer alleen over de afwijkingen. Alleen dan is echte sturing mogelijk. Neem in de planning en control cyclus verder alleen informatie op die de bestuurder of topmanagement echt nodig heeft (need to have). Probeer niet in de valkuil te stappen om in de planning en control cyclus alle informatie op te nemen die handig of leuk is (nice to have).
De planning en Control cyclus kan alleen het hart van uw beheersorganisatie zijn wanneer er samenhang bestaat tussen de verschillende documenten van de planning en control cyclus. Zo is er samenhang in de tijd. Een planning en control cyclus bestaat uit een drieluik; de planning, de uitvoering en de verantwoording.
Organisaties zijn verplicht om een begroting en jaarrekening op te stellen. Dit om toezichthouders, financiers (bijvoorbeeld crediteuren of aandeelhouders) de mogelijkheid te geven om de financiële gezondheid van de organisatie en haar voornemens te kunnen beoordelen. De interne documenten hebben als doel sturings- en beheers informatie aan het management te verschaffen. Uiteraard moeten de interne en externe documenten op elkaar aansluiten.
De inhoud van de planning en control documenten moet aansluiten op de informatiebehoefte van de betreffende doelgroep. De Raad van Bestuur, de accountant, de afdelingsmanager hebben allen hun eigen informatiebehoefte. Vaak wordt hierbij een onderscheid gemaakt in strategische, tactische en operationele informatie.
Er is ook hiërarchische samenhang. Het sturen en beheersen vindt immers op meerdere niveaus binnen een organisatie plaats. Dat betekent dat het afdelingsplan een afgeleide moet zijn van het jaarplan. En dat het jaarplan weer een vertaling is van het strategisch meerjarenplan. Theoretisch gezien moet het mogelijk zijn om de bijdrage van individuele medewerkers aan bijvoorbeeld het jaarplan inzichtelijk te krijgen.
Vaak gaan plannen en rapportages over de bedrijfsvoering zoals ziekteverzuim, budgetten, aantal functioneringsgesprekken, etc. Om de focus te leggen op het primair proces adviseren wij u om bedrijfsvoering aspecten zo min mogelijk in planning en control cyclus op te nemen. Tenzij deze ondersteunende processen een goede uitvoering van het primaire proces in de weg staan. Om de focus op het primaire proces ‘af te dwingen’ kunt u ervoor kiezen om bedrijfsvoering aspecten niet in de planning en control cyclus op te nemen. U kunt voortgang c.q. ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering door de stafdiensten te laten monitoren.