PLANNING EN CONTROLDe 10 stappen naar prestatiemanagement

De 10 stappen naar prestatiemanagement
https://www.planningencontrol.com/wp-content/uploads/2020/09/circle_floaters_02.png

PLANNING EN CONTROLDe 10 stappen naar prestatiemanagement

Prestatiemanagement omvat alle activiteiten, die ervoor zorgen dat doelen op effectieve en efficiënte wijze worden behaald. Prestatiemanagement concentreert zich op de prestaties van de gehele organisatie, afdelingen, productieprocessen, medewerkers, enz.

Daar waar mensen integreren  met hun werk omgeving om tot gewenst resultaat te komen, zijn de beginselen van de 10 stappen naar prestatiemanagement nodig.

bt_bb_section_top_section_coverage_image

01Visie & strategie

Veel organisaties hebben de visie en strategie niet geëxpliciteerd. Voor elke vorm van resultaat- c.q. prestatiemanagement is het uitschrijven van de visie en strategie een eerste vereiste. Immers alleen dat kun je bij de vervolgstappen er zeker van zijn dat prestaties ook echt bijdragen aan de visie en strategie van de organisatie.

02Kritische Succesfactoren

Een kritische succesfactor is een eigenschap van de in- of externe omgeving, die een belangrijke invloed heeft op het behalen van de doelstellingen en strategie. Stap 2 is dan ook om op basis van de visie & strategie de kritische succesfactoren vast te stellen (ksf’en). Ksf’en hebben betrekking op kwaliteit, kostprijs, levertijd, klanttevredenheid, et cetera. Ksf’en worden vastgesteld aan de hand van vragen als:

  • Welke factoren maakt de organisatie uniek
  • Wat is doorslaggevend voor het succes van het bedrijf
  • Wat zijn de kerncompetenties

03Prestatie - indicatoren

Met behulp van prestatie-indicatoren worden ksf’ en meetbaar gemaakt. Stel dat de  beschikbare capaciteit voor uw organisatie een kritische succesfactor is. Mogelijke prestatie-indicator is dan het ziekteverzuim. En als de prestatie-indicator is vastgesteld wordt een doelstelling (streefwaarde) vastgesteld. Bijvoorbeeld het kortdurig ziekteverzuim mag niet hoger zijn dat 3% per jaar. U bent er in geslaagd om een abstracte lange termijn doelstelling ‘zo goed goedkoop mogelijk aanbieden van uw diensten’ om te zetten in een concrete korte termijn doel.

  • Pi’s geven inzicht; pi’s verstrekken belangrijke informatie aan de organisatie. Met deze informatie kan de ontwikkeling van de onderneming als geheel gevolgd worden, in vergelijking met het verleden en in vergelijking met de concurrentie. Daarnaast kun je met pi’s voorspellingen doen, door de resultaten te extrapoleren.
  • SMART; door een prestatie-indicator SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van het doel terecht komt. In tabel 1 wordt het begrip SMART toegelicht.
  • Aantal pi’s; de kracht maar ook de zwakte van prestatiemeetsystemen zit in het gebruik van beperkt aantal indicatoren. Te veel is onbeheersbaar. Te weinig loop je het risico dat je aandachtgebieden onderbelicht.

04Balanceren

Bij het op- en vaststellen van de ksf’en en de prestatie-indicatoren moet een evenwichtige weerspiegeling van alle relevante (organisatie)ontwikkelingen tot stand komen. Beperk het dashboard dus niet tot financiële informatie. Een veelvoorkomende onderverdeling van pi’s is die die van financiën, HRM, processen en de klant.

05Pi - eigenaar

Nadat de prestatie-indicatoren zijn vastgesteld moeten zij aan een eigenaar toebedeeld worden. Elke prestatie-indicator heeft een eigenaar. Meestal is dat degene die het meest bij de uitvoering betrokken is. Ook kan één medewerker meerdere prestatie-indicatoren beheren en controleren. De prestatie-indicator-eigenaar (PI-eigenaar) registreert de score, de afwijking ten aanzien van de norm en geeft suggesties ter verbetering.

06Normering

Nu in stap 4 de ksf meetbaar is gemaakt in een kpi moet vervolgens een norm worden gesteld. Deze norm moet ambitieus en haalbaar zijn. De genormeerde prestatie-indicatoren vormen feitelijk de meetbare doelstellingen van uw organisatie. Een bekende norm die in bijna elke organisatie voorkomt is die van het ziekteverzuim. En afhankelijk van de sector en de eigen ambities wordt de norm vastgesteld tussen 2% en 5%.

07Management- dashboard

Nadat de pi’s zijn vastgesteld en voorzien zijn van een norm wordt een dashboard  opgesteld. Een dashboard is een visuele weergave van de prestatie-indicatoren op één enkel overzicht die u in staat stelt om in één oogopslag de informatie te bewaken en te begrijpen die nodig is om de realisatie uw organisatiedoelstellingen te monitoren. Een dashboard is goed als het u helpt bij de besturing van uw organisatie. Enkele voorwaarden voor een goed dashboard:

  • Overzicht; het dashboard moet in één oogopslag duidelijk maken hoe uw afdeling of organisatie ervoor staat in relatie tot de doelstellingen uit het jaarplan.
  • Inzicht; het dashboard geeft naast statusinformatie mogelijke oorzaken voor zowel positieve als negatieve afwijkingen. En het dashboard moet duidelijk maken waar de gebruiker meer details kan vinden.
  • Balanced Scorecard; is net zoals het INK-model een management dashboard die in Nederland veel wordt gebruikt.

08Prestatie - afspraken

Nadat prestaties meetbaar zijn gemaakt en de pi-eigenaren bekend zijn is het  maken van (resultaat)afspraken de volgende stap binnen het resultaat- c.q. prestatiemanagement. Het maken van prestatieafspraken is alleen effectief als de resultaatverantwoordelijke:

  • helder voor ogen staat voor welke prestaties hij of zij verantwoordelijk is,
  • betrokken is bij het vaststellen van de prestatienormen,
  • zelf mag bepalen hoe zij die verantwoordelijkheid waar gaat maken, en
  • feedback krijgt over de (meet)resultaten.

09Rapportages

Het maken van prestatieafspraken heeft alleen zin als de organisatie in staat is om de resultaten te meten en deze tijdig aan betrokkenen via een vorm van rapportage beschikbaar te stellen. Immers alleen dan kan de resultaatverantwoordelijke bij afwijkingen van de norm (bij)sturen.

De prestatieafspraken en de behaalde resultaten vormen input voor de beoordelings- en functioneringsgesprekken. De manager of medewerker wordt niet alleen beoordeeld op het behalen van de resultaten maar ook of hij of zij in staat is gebleken om verschillen tijdig en goed aan te kaarten zodat het (hogere) management de mogelijkheid heeft (gehad) om bij te sturen.

10Training

Niet de opzet maar de wijze waarop de mensen binnen de organisatie met het dashboard omgaan bepaald de effectiviteit van het management dashboard. Het werken met een prestatiemanagementsysteem vergt echter kennis en kunde. Het is daarom aan te bevelen om betrokkenen vanaf het begin bij de ontwikkeling van het prestatiemanagementsysteem te betrekken. En indien nodig biedt betrokkenen een cursus aan zodat zij weten wat van hen wordt verwacht.

OVER MIJIk geloof in synergie

Ik werk graag met gedreven, gepassioneerde ondernemers zoals jij!
Norbert Schmitz

PLANNING & CONTROLNorbert Schmitz

+31 6 51 234 381
bt_bb_section_bottom_section_coverage_image